| |
 Prawdopodobnie
największą trudnością dla nas wszystkich w organizowaniu przedsięwzięć
międzynarodowych jest pozyskiwanie na nie środków. Nie chodzi tu wyłącznie
o pieniądze, ale również o znalezienie sposobów na zredukowanie realnych
kosztów wymiany przez nieodpłatny dostęp do pomieszczeń, ekspertów, itp.
Z drugiej strony, wszyscy są świadomi, że nie każdego jest stać na
wyłożenie własnych pieniędzy na uczestnictwo w programie. Wymiany nie
spełniałyby swojego zadania, gdyby były tylko dla osób pochodzących z
zamożnych rodzin.
Pozyskiwanie
wsparcia
Idealną sytuacją byłoby, gdyby
oficjalnie uznano, że wymiany są integralną częścią edukacji społecznej
młodych obywateli, jak i ich rozwoju personalnego. W tym przypadku nie
trzeba by przekonywać dziesiątek osób, by wspierali wymiany. Jednak na
razie nie można oczekiwać takiej deklaracji i jej finansowych
konsekwencji, dlatego wszyscy musimy się nauczyć docierać do właściwych
instytucji, które mogą nam pomóc i umieć odpowiednio argumentować wagę
naszych przedsięwzięć.
Nieprawdą jest, że za wszystkie koszty związane z wymianą muszą płacić
uczestnicy. W takiej sytuacji wymiana byłaby bardzo drogą imprezą, z
oczywistych przyczyn, tylko dla zamożnych. Istnieją sposoby na
sfinansowanie znacznej części kosztów związanych z programem wymiany przy
wsparciu instytucji, o których piszemy w tym rozdziale. Wymaga to jednak
zaangażowania w coś, co określa się mianem fundraisingu - pozyskiwania
funduszy. Wiąże się ono z umiejętnym nawiązywaniem kontaktów ze
sponsorami, atrakcyjnym i czytelnym przedstawianiem pomysłu. Pozyskiwanie
środków to trudne, lecz bardzo angażujące zadanie, które wymaga
rzetelności i siły przekonywania. Jednak tej sztuki można się nauczyć.
Potrzeby i
działania
Pierwszym krokiem jest zawsze
zastanowienie się, czego będziecie potrzebować, by zorganizować program
wymiany. Mając zaplanowane wizyty, krok po kroku możecie rozpisać sobie,
co należy pozyskać, by móc zrealizować każdy z elementów programu. Mogą to
być pomieszczenia, bilety, wejściówki, osoby, telewizor i magnetowid, itp.
To wszystko to środki, które są wam potrzebne. Kiedy wypiszecie wszystkie
z nich, warto się zastanowić, które z nich można otrzymać nieodpłatnie, a
za które trzeba będzie zapłacić.
Ponad 90% ogólnych kosztów wymian leży w rękach ich organizatorów.
Wszelkie dotacje, które potencjalnie otrzymacie rzadko zrekompensują
znaczną część waszego wysiłku. Pamiętajcie, koszt wymiany to nie to, za co
trzeba zapłacić gotówką! Jest to ogólna szacunkowa wartość wymiany, jeśli
weźmie się pod uwagę:
- poświęcony
czas
-
podtrzymanie zaangażowania
- kontakty
ze sponsorami
- pozyskane
wsparcie rzeczowe
Program gościny partnera można wesprzeć
przez dotowane zakwaterowanie lub pobyty u rodzin (mniejsze koszty),
bezpłatny transport lokalny, wolne wejściówki, sponsorowaną dyskotekę,
bezpłatną pracę ochotników, itp.
Program wyjazdu można wesprzeć przez zorganizowanie loterii, imprez
kulturalnych, znalezienie lokalnego sponsora, wolny dostęp do telefonu lub
faksu, bezpłatne korzystanie z komputera, zdobycie poparcia lokalnych
polityków, itp.
Zawsze można wyróżnić koszty, które będą tylko kosztami na papierze (mają
swoją realną wartość rynkową, lecz nie trzeba będzie ich ponosić) i będące
prawdziwymi wydatkami (wszystko to, za co trzeba zapłacić). Przy tych
pierwszych musicie wypisać wszelkie możliwe sposoby ich pozyskania (z kim
należy się skontaktować, kto to zrobi, czy macie znajomych, którzy będą w
stanie wam to udostępnić, itp.). W drugim przypadku musicie jasno
określić, na co będziecie potrzebować gotówki. Te przewidywane wydatki
należy podzielić na te, które trzeba zapłacić z góry, na miejscu lub po
imprezie.
Sporządziwszy takie zestawienia, powinniście wyznaczyć sobie cele: co i w
jakim zakresie musicie pozyskać - ile pieniędzy i ile wsparcia rzeczowego.
Załatwianie nieodpłatnego dostępu lub korzystania z potrzebnych wam rzeczy
pozostawiamy waszej wyobraźni. Naprawdę istnieją dziesiątki sposobów na
ich pozyskanie. Przedstawiamy wam natomiast kilka instytucji, które mogą
wesprzeć waszą wymianę w postaci dotacji (grantu). Pozwoli to wam opłacić
te koszty programu, które wiążą się jednocześnie z wydatkami. Kolejna
sprawa to świadomość podziału ciężaru pozyskiwania zasobów na wymianę
pomiędzy partnerami. Przyjęło się, że strona goszcząca stara się o środki
na program obecności partnera w jej kraju i na własną podróż. Koszty
waszego pobytu w kraju partnera zwykle stara się pokryć strona was
goszcząca. Ustalcie dokładnie co do kogo należy, by uniknąć nieporozumień
i nieprzyjemnych niespodzianek.
Fundusze
 Władze lokalne
wspierają wyłącznie konkretne
przedsięwzięcia i nigdy nie finansują ich w całości. Ochota z jaką
przeznacza się pieniądze na programy współpracy międzynarodowej zależy od
samych władz i ich świadomości. Jednak, gdy odpowiednio potrafi się
wskazać korzyści dla społeczności lokalnej, jakie przyniesie dana wymiana,
można liczyć na pewne wsparcie. Praktyka zaleca jednak, by angażować
władze lokalne we wsparcie programu pobytu partnerów w naszym kraju. Można
otrzymać dofinansowanie na zakwaterowanie (nie w hotelach) i wyżywienie.
Również program kulturalny jest często wspierany w takich przypadkach.
Warto postarać się uzyskać od władz, które zwykle są właścicielami wielu
budynków i zakładów (np. komunikacji miejskiej), dostęp do pomieszczeń,
bezpłatne przejazdy dla uczestników, lub zaoferować zorganizowanie przez
nich recepcji w ratuszu, itp.
Narodowa Agencja Programu
"Młodzież". Jest on kontynuacją realizowanego dotychczas programu
Komisji Europejskiej "Młodzież dla Europy". Program "Młodzież" oferuje
młodym ludziom możliwości wyjazdu oraz aktywnego udziału w budowaniu
Europy trzeciego tysiąclecia. Program ma przyczyniać się do tworzenia
'Europy wiedzy' oraz stworzyć europejskie forum do współpracy na rzecz
rozwoju polityki młodzieżowej w oparciu o kształcenie nieformalne. Wspiera
on koncepcję 'uczenia się przez całe życie' oraz zachęca do rozwijania
zdolności i umiejętności, a tym samym kształtuje aktywną postawę
obywatelską.
Jedną z 5 Akcji Programu jest tzw. Akcja 1 - Młodzież dla Europy. Stwarza
ona wyjątkową okazję do organizowania spotkań grup młodych ludzi. Wymiany
mają cel i wartość dydaktyczną, zawierając element kształcenia
nieformalnego, w ramach którego grupy badają wspólne tematy i poznają
wzajemnie swoje kultury. Program wymiany musi być organizowany pomiędzy
krajami, które przystąpiły do programu (15 państwa członkowskich Unii
Europejskiej, Lichtenstein, Norwegia i Islandia, kraje kandydujące do Unii
Europejskiej) a jego uczestnikami może być młodzież w wieku 15-25 lat.
Należy również pamiętać, że projekty wymiany nie mogą być związane z
programem nauczania i kursami językowymi.
Aby otrzymać dofinansowanie należy wypełnić odpowiedni formularz wniosku.
Do formularza wniosku dołączona jest również informacja o stawkach
możliwego dofinansowania projektów wymiany.
Trzeba przyznać, że wypełnienie formularza jest pracochłonne, lecz
naprawdę warto zainwestować w ten wysiłek. Formularz wniosku można uzyskać
na stronie internetowej
www.youth.org.pl lub kontaktując się z Europejskim Centrum
Współpracy Młodzieży który jest jednym z Ośrodków Regionalnych Narodowej
Agencji Programu "Młodzież". Tam też można skonsultować przygotowywany
wniosek - wystarczy zadzwonić do ECWM i umówić się na spotkanie.
Terminy składania wniosków do Narodowej Agencji Programu "Młodzież" to 1.
lutego, 1. kwietnia, 1. czerwca, 1. września, 1. października, w
zależności od terminu realizacji projektu. Aplikacje składane po terminie
nie będą rozpatrywane.
Kontakt:
Narodowa Agencja Programu "Młodzież"
Ul. Mokotowska 43, 00-551 Warszawa
tel. (022) 622 37 06
faks (022) 622 37 08
e-mail:
youth@youth.org.pl
www.youth.org.pl
lub
Regionalny Ośrodek NA Programu "Młodzież"
Europejskie Centrum Współpracy Młodzieży
Pl. Św. Katarzyny 9, 87-100 Toruń
tel./faks (056) 621 92 72, 652 22 40
e-mail:
ecwm@ecwm.org.pl
www.ecwm.org.pl
Polsko-Niemiecka Współpraca Młodzieży jest organizacją, która
wspiera programy współpracy dwustronnej między polską i niemiecką
młodzieżą. Dofinansowywanie jest przyznawane na podstawie wniosku, który
składają wspólnie partnerzy. Po jego rozpatrzeniu PNWM określa wysokość
dofinansowania na podstawie ryczałtów. Wzór wniosku o dofinansowanie
możecie otrzymacie z biura PNWM w Warszawie.
Kontakt:
Polsko-Niemiecka Współpraca Młodzieży
ul. Alzacka 18, 03-972 Warszawa
tel. (022) 617 34 65
faks (022) 617 04 48
Fundacje, programy. W Polsce i za granicą funkcjonuje wiele
fundacji, które wspierają działalność organizacji pozarządowych
(stowarzyszenia, mniejsze fundacje). Czasami mogą one również przeznaczać
środki na wspieranie programów współpracy międzynarodowej. Informacji na
ich temat musicie szukać sami. Z obserwacji wynika, że większość z nich
nie jest zainteresowana finansowaniem wymian młodzieży. Jednak jeśli uda
wam się zlokalizować instytucję, która będzie gotowa przeznaczyć pieniądze
na wasz program, korzystajcie.
Rady dla
występujących o wsparcie do programów i funduszy:
1. Zbierajcie informacje o
instytucjach, które mogą i finansują przedsięwzięcia organizacji i grup
młodzieży
Każda organizacja powinna posiadać swój własny katalog lub bazę danych na
temat instytucji, które wspomagają działania organizacji pozarządowych.
Kiedy nadchodzi wreszcie ten moment, kiedy nasz pomysł przybiera kształty
projektu, sięgamy wówczas po nasze informacje i szukamy tych instytucji,
które mogą być zainteresowane dofinansowaniem naszego przedsięwzięcia.
2. Wybierzcie fundatora, do którego chcecie zwrócić się o
pieniądze. Dowiedzcie się o nim jak najwięcej.
Różni fundatorzy wspierają różnego typu przedsięwzięcia. Im więcej wiecie
o ludziach, których prosicie o wsparcie finansowe, tym lepiej będziecie w
stanie przygotować swój wniosek.
Praktyka wskazuje, że większość fundatorów preferuje pozycję
współfundatora (co-funder), co oznacza, że chętniej wspierają te
inicjatywy, które już otrzymały częściowe wsparcie z innych źródeł.
Dotacje są mniejsze, lecz prawdopodobieństwo ich otrzymania jest znacznie
większe niż w pierwszym przypadku. Są też i tacy fundatorzy, którzy z góry
określają, iż nie pokrywają całości kosztów przedsięwzięcia lecz, na
przykład, 50 % lub 75 %.
3. Dowiedzcie się, jakie są kryteria przyznawania dotacji
To oszczędzi wam zbędnych frustracji w przypadku, gdy złożycie wniosek,
nad którym pracowaliście cały tydzień a w odpowiedzi otrzymacie krótki
list: "Przykro nam, lecz Państwa projekt nie mieści się w kryteriach ...".
Większość fundatorów dostarcza pisemnych informacji o kryteriach i
procedurze przyznawania dotacji.
Kryteria zwykle dotyczą:
- typu
przedsięwzięć
- tematyki
przedsięwzięć
-
lokalizacji
-
uczestników lub grupy docelowej (liczba, wiek, płeć, narodowość, itp.)
- czasu
trwania przedsięwzięć
Procedury mówią o:
- terminach
składania wniosków
- formach
prezentacji wniosków
-
dodatkowych informacji, jakich oczekuje się wraz z wnioskiem
- innych
wymogach, np. o partnerach, itp.
Jeżeli informacja o kryteriach i
procedurze jest niewystarczająca, zawsze proście o dodatkowe informacje.
Ludzie pracujący w instytucjach, do których się zwracacie zwykle
odpowiedzą Ci na wszelkie pytania, jakie mogą się pojawić. Czasem dobrze
jest ich odwiedzić; wy poznajecie ich bliżej, oni mają szansę
zorientowania się, jakiego rodzaju grupą jesteście, na pewno was
zapamiętają.
Jeśli już rozumiecie kryteria i zasady przyznawania dotacji,
przestrzegajcie ich. Składanie wniosków, które nie spełniają warunków
fundatora jest ewidentną stratą czasu waszego i fundatora.
4. Korzystajcie ze wzorów wniosków (aplikacji)
Jeśli wasz fundator wymaga złożenia wniosku na specjalnym formularzu, nie
ma gadania, musicie to zrobić. Odpowiedzcie na pytania jasno i zwięźle.
Nie dorabiajcie zbędnych ideologii. Z drugiej strony, nie wstawiajcie
zamiast bezpośrednich odpowiedzi na pytania niesławnego "jak w
załączniku". Jeśli zwracacie się do dużej instytucji, ludzie tam pracujący
nie mają nawet czasu, by przeglądać jakieś załączniki, chyba, że są one
wymagane.
Jeśli fundator nie wymaga zaprezentowania wniosku na specjalnym formularzu
i tak musicie udzielić informacji na temat waszego pomysłu. Do nich należą
dane o:
- rodzaju i
tematyce przedsięwzięcia;
- celach i
zadaniach projektu;
- terminie
realizacji i lokalizacji;
-
podstawowych elementach projektu i metodach ich realizacji;
- grupie, do
której dane przedsięwzięcie jest kierowane lub jego uczestnikach;
-
przewidywanym budżecie (przychody i wydatki);
- powodach
realizacji przedsięwzięcia.
5. Zadbajcie o wygląd waszego
wniosku
Wniosek musi być czytelny i zrozumiały. Korzystajcie więc z maszyny do
pisania lub komputera i używajcie odpowiedniego języka. Uwaga na błędy
ortograficzne i unikajcie zawiłych zdań.
6. Upewnijcie się, że budżet się bilansuje
Całość wydatków i całość przychodów w ramach projektu muszą być tymi
samymi liczbami.
Kosztorys zaczyna się od określenia kosztów, które wiecie, że poniesiecie.
Nie zawyżajcie kosztów. Ludzie, którzy pracują w instytucjach
wspierających finansowo różne przedsięwzięcia też posługują się pieniędzmi
i dobrze wiedzą, co i ile kosztuje.
Warto dowiedzieć się, czy fundator akceptuje przeznaczenie części grantu
na koszty administracyjne (informacja ta jest szczególnie istotna dla
organizacji).
Jeśli oczekujecie darowizn lub nieodpłatnych usług, wskażcie je w budżecie
po stronie kosztów i przychodów. Są one również kosztami, które byłyby
wydatkami w przypadku, gdybyście nie uzyskali ich za darmo.
Pamiętajcie o informowaniu fundatora o poważniejszych zmianach w budżecie,
jeśli już otrzymacie od niego dotację.
7. Sprawozdawczość
Dowiedzcie się jeszcze przed rozpoczęciem przedsięwzięcia, jakiego rodzaju
raportu oczekuje fundator!
Czy macie mu przedstawić:
- pisemny
raport merytoryczny? w jakim języku?
- informację
o uczestnikach?
- podpisaną
listę uczestników?
- raport
finansowy?
- oryginalne
rachunki? (czy wystarczą kserokopie? itp.)
- i do
kiedy?
Raport powinien mówić, iż dzięki środkom
fundatora udało się zrobić coś pożytecznego. Nie zapomnijcie podziękować
mu za to!
POWODZENIA!
UWAGA!
Występując o pieniądze do różnych instytucji, będziecie musieli mieć
własne konto bankowe! Jeśli nie należycie do żadnej organizacji, która
może wystąpić w waszym imieniu, powinniście upoważnić dorosłą osobę, do
reprezentowania was i ona powinna otworzyć konto w banku. Będziecie je
potrzebować do rozliczeń finansowych w trakcie programu!
Współpraca ze
sponsorami:
Sponsoring to wykorzystanie biznesu na
zabezpieczenie niekomercyjnych przedsięwzięć przy pomocy pieniędzy lub
innego rodzaju wsparcia. Może to być zaangażowanie wielkiego biznesu, jak
np. w sytuacji, kiedy ogromne zakłady przemysłowe sponsorują imprezy
sportowe lub kulturalne. Program wymiany międzynarodowej stanowi doskonałą
ofertę dla sponsorów.
Najczęściej przedsiębiorstwa podejmują się sponsorowania dla dwóch powodów
- 1. wierzą, że wyniosą z tego jakieś korzyści komercyjne, 2. - chcą
naprawdę komuś pomóc. Sponsorowanie może być doskonałą drogą do promocji
swojego zakładu, spółki itp. W konsekwencji, gdy wybierzecie sponsora,
ważne jest abyście wzięli pod uwagę korzyści płynące dla niego ze
wspierania waszego programu wymiany.
Uwagi:
Zasadniczą sprawą jest to, aby przedstawić stosowną propozycję dla
potencjalnego sponsora. Jeżeli wasza prośba o sponsorowanie zostanie
odrzucona, nie będzie drugiej okazji. Z tego powodu istotną sprawą jest
połączenie wszystkich potrzebnych faktów, aby wesprzeć waszą prośbę.
Podajemy cztery kroki do opracowania waszej propozycji dla sponsora.
1. Zidentyfikujcie lokalnych biznesmenów, którzy mogliby być
sponsorami.
- ci, którzy
zatrudniają dużą liczbę pracowników;
-
towarzystwa, które posiadają szerokie kontakty i lokalne powiązania;
-
towarzystwa, które są zainteresowane współpracą z krajem, z którym
chcecie przeprowadzić wymianę;
- filie firm
pochodzących z kraju, z którym chcecie zorganizować wymianę;
- zakłady,
które mają związek z tematem waszego programu wymiany.
2. Zaplanujcie rodzaj sponsorowania.
Sponsorowanie nie musi oznaczać przekazywania gotówki. Wiele firm daje się
namówić na pokrycie pewnych rachunków, które są wystawiane bezpośrednio na
ich firmę, choć pokrywają wasze koszty. W ten sposób mogą one wliczyć ten
wydatek we własne koszty. Pomyślcie zawsze, co wy możecie zaoferować
takiej firmie. Rzadko kiedy są one zainteresowane reklamą w waszym
wykonaniu. Nie udawajcie specjalistów od marketingu. Jednak można
zaoferować, że wasza grupa wykona w zamian za wsparcie jakąś pracę na
rzecz sponsora.
3. Wybierzcie odpowiednią osobę.
Zwykle sponsorowaniem zajmują się działy marketingu. Zdobądźcie nazwiska
dyrektora zakładu i szefa marketingu i adresujcie wasze listy bezpośrednio
na nich. Pamiętajcie, by zadzwonić do firmy i upewnić się, czy list
dotarł. Najlepiej umówić się na spotkanie w tej sprawie.
Podajemy wam dziesięć przykazań, których powinniście przestrzegać, przy
nawiązywaniu kontaktu z potencjalnym sponsorem:
I) Ułożyć harmonogram działania
- pamiętać,
że duże firmy mają budżety na promocję, reklamę i sponsoring
zatwierdzane na następny rok. Może wystąpić sytuacja, że przyjdziecie
w marcu po pieniądze na kwiecień a firma odpowie: Świetnie, że
przychodzicie po pieniądze na 13 miesięcy przed imprezą!
- ustalić w
miarę dokładne daty i formy kontaktów ze sponsorem
II) Zidentyfikować potencjalnych
sponsorów
- kogo może
interesować projekt
- kto może
się włączyć i dlaczego
- czy
odpowiada wam on pod względem branży, specyfiki klientów, rynku i
produktu
III) Oferować:
- albo
bezpośrednio moralną satysfakcję
- albo
partnerski układ
IV) Pamiętaj, że należy jasno
sformułować ofertę:
- mówić i
pisać o rzeczach ważnych
-
przedstawiać konkretną propozycję
-
zaproponować kilka wariantów sponsoringu, np.: opłacenie danej faktury
za jakąś usługę, z której musicie skorzystać
V) Przygotować się do odpowiedzi
na trudne pytania,
VI) Rozmawiać tylko z osobami kompetentnymi bezpośrednio. (Nie mamy
wpływu na przekaz osoby pośredniczącej.)
VII) Nie udawać fachowca od reklamy, chyba że się nim jest!
VIII) Nie żebrać - oferować transakcję.
IX) Być cierpliwym.
X) Być wytrwałym - połowa decyzji o sponsoringu jest podejmowana, bo
ma się dość osoby, która nie chce się odczepić.
Tworząc propozycję dla sponsora, pamiętajcie by:
Przygotowane pismo było zwięzłe,
napisane na maszynie lub komputerze, estetyczne i zawierało informacje o:
- waszej
grupie,
- waszym
partnerze,
- waszym
projekcie,
-
przedmiocie waszej prośby (wasze oczekiwanie wobec zaangażowania
sponsora)
-
korzyściach dla sponsora wynikających z współpracy z wami,
- wsparciu
jakie już uzyskaliście (w tym poparcie różnych instytucji).
Możecie także zażyczyć sobie opinii
potencjalnych sponsorów o waszej propozycji i umówić się na spotkanie w
celu omówienia szczegółów. To da sponsorom możliwość zadania wam pytań, a
wam do zachęcenia sponsorów do wsparcia przedsięwzięcia. Jeżeli sponsor
chce się z wami spotkać, rozważcie wszystko, co chcecie mu przekazać.
Tydzień po wysłaniu waszej prośby powinniście zatelefonować do adresata
listu. Nie pytajcie jednak, czy zdecydował się sponsorować program, lecz
zapytajcie, czy otrzymał wasz list i następnie, czy chciałby uzyskać
więcej informacji, lub czy zechciałby się ewentualnie z wami spotkać.
Jeśli uda wam się pozyskać sponsora, pamiętajcie o lojalności wobec niego.
Jeśli organizujecie jakąś recepcję podczas przyjmowania u siebie
partnerów, zaproście go. Podziękujcie mu w stosowny sposób.
Własne
pomysły na pozyskanie funduszy
Gromadzenie funduszy nie jest
trudne, jeśli ma się odrobinę wyobraźni. Poniżej przedstawiamy wam
wypowiedzi osób, którym udało się wymyślić ciekawe formy zbierania
pieniędzy. Pokaże wam to, co między innymi można zorganizować.
Pamiętajcie, by każda zbiórka niezależnie od formy była przeprowadzona
zgodnie z prawem. W przeciwnym razie możecie mieć problemy z Urzędem
Skarbowym.
"Zorganizowaliśmy show kwiatów w celu zebrania funduszy. Przygotowała to
jedna z lokalnych organizacji, przez którą zostaliśmy zaproszeni do
wzięcia udziału w imprezie. Przebranie się za kwiaty lub udawanie ich,
stosownie do ich nazw spotkało się z różnymi reakcjami. Przebrani
zbieraliśmy pieniądze. Ludzie mieli dużo dobrej zabawy."
"Nasza grupa
miała nie lada szczęście otrzymując klucze do pobliskiego Banku
(składowiska) Puszek. Regularnie opróżnialiśmy składowisko z puszek i
wymienialiśmy zużyte aluminium na pieniądze."
"Zorganizowaliśmy japoński lunch, na którym ludzie w różnym wieku mogli
kupić bilety i zjeść doskonały posiłek. Na tym spotkaniu pokazaliśmy wiele
prezentów od naszych japońskich gospodarzy. Akompaniowała nam muzyka
japońska. Przybyli goście płacili za jedzenie."
"Każdy z nas
miał zebrać 35 funtów - jak? - decydował każdy samodzielnie:
Dwoje z nas zorganizowało popołudnie z kawą, podczas którego każdy zebrał
po 35 funtów.
Odkryliśmy, że zawody jak np. pływanie, chodzenie, czołganie się,
muzykowanie przynoszą więcej zysku niż inne formy zbierania funduszy.
Paru członków zorganizowało "Country & Western Night", która jednak
przyniosła tyle, ile oczekiwano, z powodu trudności ze sprzedażą biletów."
"Wyścig kaczek -
idea była prosta: współpracowaliśmy z lokalnym sklepem z zabawkami. Naszym
zadaniem było sprzedać jak najwięcej z pięciuset żółtych plastikowych
kaczek po 50 pensów każda. Przez ponad 3 tygodnie zdołaliśmy sprzedać 360
kaczek. Sam wyścig odbył się na rzece Don. Każda z ponumerowanych kaczek
miała być wrzucona do rzeki i ta, która dopłynęła pierwsza, została
zwycięzcą. W dzień wyścigu pogoda nie była nadzwyczajna, lecz zjawiło się
sporo ludzi, aby zobaczyć to niecodzienne wydarzenie. Ludzie dopingowali
swoim kaczkom z zacięciem. Nagrodę ufundował sklep, my zaś mieliśmy dochód
ze sprzedanych kaczek."
"To wydarzenie
było wyzwaniem dla wielu ludzi. Nie jest łatwo skoczyć z dachu kościoła z
wysokości 25 metrów. Wydarzenie to miało dwa znaczenia - zyski miały
zostać podzielone miedzy nami a funduszem lokalnego hospicjum.
Zatrudniliśmy doświadczonego wspinacza, który był odpowiedzialny za skoki.
Na tydzień przed imprezą zrobiliśmy ogromny plakat (2 na 4 m), który
zawiesiliśmy na wieży kościelnej tak, aby był widoczny z bardzo daleka. Za
każdy skok ochotnicy musieli płacić niewielką sumę. Z przyjemnością musimy
powiedzieć, że wszyscy uczestnicy skoczyli, ale dla kilku osób było to
naprawdę wielkie wyzwanie. Zebraliśmy tylko 40 funtów, więc całą sumę
oddaliśmy hospicjum. Zrobiliśmy wokół tego ogromną reklamę i łatwiej nam
było pozyskiwać fundusze w inny sposób."
"Zorganizowaliśmy kolację. Było to szczególnie dopracowane wydarzenie,
które zostało poprowadzone przez uczestników wymiany oraz innych członków
naszej organizacji nie biorących udziału w programie wymiany. Oprócz
jedzenia, główną atrakcję naszego spotkania stanowiła rozrywka. Posiłek
składał się z trzech dań: chińskich przystawek, tureckiego dania głównego
i angielskiego deseru. Noc miała międzynarodowy charakter. Jedzenie
zostało przygotowane w klubie młodzieżowym przez nas samych z pomocą
tureckich i chińskich przyjaciół, którzy wprowadzili doskonałą atmosferę.
Pomiędzy daniami odbyły się: taniec brzucha, tańce irlandzkie i loteria, a
całą imprezę zakończyła dyskoteka. Mimo że całe wydarzenie było na
poziomie amatorskim, to jakość jedzenia była wysoka. Każdy z nas zaprosił
swoją rodzinę i przyjaciół. Był to najlepszy sposób zebrania funduszy i
zaangażowania wszystkich z nas, co pozwoliło nam scalić całą grupę.
"Aby zebrać
pieniądze na naszą podróż, postanowiliśmy zorganizować kółko opiekunek do
dzieci. Mieliśmy 7 wizytówek z nazwiskami i numerami telefonów, które
rozdaliśmy matką zamieszkałym w okolicy. Rozwiesiliśmy zabawne plakaty w
gablotach kościelnych, na poczcie, w bibliotekach. Mieliśmy parę klientek.
Zgromadziliśmy 200 złotych (nieźle, biorąc pod uwagę, że stawka wynosiła 5
złotych za godzinę).
Jednak nie zawsze
pomysły okazują się trafne. Oto dwa - podobne do siebie - które się nie
powiodły:
"Nie zniechęceni
fiaskiem poprzedniego projektu, opracowaliśmy kolejny pomysł. Było to
zorganizowanie dyskoteki dla 12- i 14-sto latków. Nie mogliśmy przecież
popełnić błędu. Uzbrojeni w napoje, chipsy, ochroniarzy i DJ-a, czekaliśmy
na gości. Była to największa klapa w całej naszej dotychczasowej
działalności. Zakończyliśmy to z dochodem 7 złotych. Można powiedzieć, że
nasze dotychczasowe próby zgromadzenia funduszy są na razie absolutnym
fiaskiem."
"Dwie dyskoteki
z czterech, które zorganizowaliśmy dla osób poniżej 18 lat skolidowały z
innymi imprezami lokalnymi. Nasze bilety miały nazwę naszej grupy, więc
może dlatego wielu nastolatków odrzuciło propozycję. Ostatnia impreza
przyciągnęła więcej młodzieży spoza miasta. Niestety odkryto, że pito
alkohol wewnątrz i przed budynkiem. Problem ten pozwolił zrozumieć nam, że
jedyną sensowną rzeczą jest zaprzestanie prowadzenia dyskotek."
Aby wasze pomysły na gromadzenie funduszy odnosiły sukcesy, musicie o nich
odpowiednio informować ludzi. W zasadzie każda rzecz, którą robią "ludzie
dla ludzi" leży wśród zainteresowań mediów. Poniżej zamieściliśmy kilka
wskazówek, które pozwolą wam nawiązać kontakt z mediami. Wykorzystajcie
je, by poinformować lokalną społeczność o samym fakcie organizowania przez
was wymiany, jak i przy każdej okazji, gdy powodzenie pomysłu zależy od
zaangażowania osób trzecich (np. imprezy w celu pozyskania funduszy).
Promocja
programu wymiany młodzieży
Promocja jest istotnym
narzędziem w przygotowaniu programu wymiany młodzieży, jeśli ma on być
zakończony sukcesem. Oto niektóre z korzyści, które wypływają z
wykorzystania jej:
- pomoc w
rozwijaniu więzi grupowej poprzez wspólny wysiłek nad jej
przygotowaniem;
-
zgromadzenie zainteresowań, poparcia i zaangażowania innych sektorów
społeczeństwa w sprawę programu wymiany;
-
rozpoznanie potrzeb potencjalnych sponsorów.
Najlepszym sposobem promowania wymiany
jest rozmowa z lokalnymi mediami (prasa, radio, telewizja kablowa, itp.)
na temat waszego przedsięwzięcia. Pożądana jest próba koordynacji
wszelkich form kontaktów z mediami.
1. TOŻSAMOŚĆ GRUPY
Ważne jest, aby grupa określiła swoją tożsamość. Wymyślcie dobrą nazwę,
która będzie określała was i wasz program. Dobrym pomysłem jest posiadanie
papieru listowego z logo, które może opracować ktoś z waszej grupy. Papier
taki powinien być używany do każdej korespondencji w sprawie wymiany.
Stwórzcie swój wizerunek.
2. OSOBA ODPOWIEDZIALNA ZA PROMOCJĘ
Odpowiedzialność za kontakty z mediami powinna spoczywać w rękach jednej
lub dwóch osób, które nawiążą odpowiednie kontakty, zorganizują spotkania
i napiszą w waszym imieniu sprawozdania z programu wymiany.
3. WYBÓR ODPOWIEDNICH ŚRODKÓW PRZEKAZU
Decydując się do promowania wymiany w mediach musicie wiedzieć, dlaczego
chcecie to robić. Czy tylko dla poinformowania innych o samym pomyśle? Czy
dla zbudowania wiarygodnego wizerunku wobec potencjalnych sponsorów? Czy
może chcecie jeszcze zaprosić kogoś do uczestnictwa w programie?
Odpowiadając sobie na te pytania, lepiej przygotujecie się do
konstruowania informacji i wyboru mediów. Niepotrzebna wam jest telewizja
krajowa, by przekazać wiadomość do mieszkańców lokalnych. Oprócz
mass-mediów istnieją również publikacje branżowe lub biuletyny wydawane
przez różne organizacje. Zastanówcie się, jak wykorzystać ich obecność.
4. PRACA Z MEDIAMI
Informacje dla mediów na temat waszej działalności powinny być starannie
wybrane oraz cenne. Zbyt wiele informacji jest zbędne, ponieważ możecie
doprowadzić po powstania szumu informacyjnego. Wysyłajcie jednostronne
informacje prasowe, które odpowiadać będą zwięźle na pytania: KTO? CO?
GDZIE? KIEDY? i DLACZEGO?. Pamiętajcie o zaproponowaniu atrakcyjnego
tytułu dla potencjalnego artykułu. Media czekają na niecodzienne
wydarzenia!
Najlepsza informacja to świeża i ciekawa wiadomość. Jeśli przyjmujecie
właśnie gości z zagranicy, zorganizujcie wejście na antenę w lokalnym
radiu z ich udziałem. Zobaczycie, jaki efekt możecie odnieść.
Jeśli uda wam się udzielić wywiadów, poproście pracowników mediów o taśmę
z nagraniem na pamiątkę.
Podsumowując, należy pamiętać, że na rezultat promocji ma wpływ publiczna
rola waszej grupy. Oznacza to, że będziecie czerpać nie tylko korzyści z
rozgłosu, ale musicie także zapobiec wszystkiemu, co mogłoby źle wpłynąć
na wasz wizerunek.
źródło:
publikacja "Nasza Europa Twoje miejsce" |
|
Jak pozyskać
środki na wymianę?
