Zaplanowanie programu wymiany jest w zasadzie najważniejszym etapem przedsięwzięcia. Decyzje podjęte teraz mogą rozwinąć lub zburzyć cały program. Dlatego też dokładne rozważanie różnych opcji i pomysłów jest kluczowe dla całego procesu.
 
Z drugiej strony, początkowa eksplozja entuzjazmu grupy podgrzewa jej nastrój, co utrudnia systematyczne myślenie. Problemem jaki organizatorzy wymian często napotykają jest znalezienie sposobu na podtrzymanie zainteresowania wszystkich członków grupy podczas żmudnego nieraz planowania, które trwać może nawet rok. Cała grupa przechodzi próbę, która jest egzaminem z ich umiejętności pracy zespołowej.
 

• określcie, co organizujecie, kiedy i gdzie?
• zastanówcie się, jakie kryteria muszą spełnić uczestnicy - poszukiwane osoby (wiek, znajomość języków obcych, zainteresowania, itp.);
• w zależności od specyfiki uczestników określcie miejsca, gdzie istnieją największe szanse na dotarcie do nich;
• zacznijcie tam promocję programu (plakaty, ulotki, zdjęcia, itp.);
• pamiętajcie o mediach - prasa lokalna, stacje radiowe - zwykle bardzo je interesują informacje o tym, że ludzie coś organizują i chętnie pomogą wam poinformować innych o naborze.

Zastanówcie się nad korzyściami, jakie uczestnicy mogą wynieść z udziału w wymianie. Łatwiej wam będzie mówić o waszym przedsięwzięciu i będziecie w stanie efektywniej rozmawiać o nim z innymi. Budując zespół na potrzeby wymiany rozważcie następujące kwestie:

• jaki będzie optymalny rozmiar grupy? przedział wiekowy? kto i w jakim zakresie będzie zaangażowany w przygotowania?
• czy będzie trzeba dokonywać jakiejś selekcji uczestników? dlaczego? według jakich kryteriów (kto pierwszy, ten lepszy; decyzja pomysłodawców; autoselekcja poprzez stopień zaangażowania w przygotowania; itp.?);
• koszty - czy będzie można obniżyć koszty na osobę (zniżki dla grup), jeśli grupa będzie miała określoną liczbę osób? ile będzie kosztowała wymiana każdego z was - realistycznie?
• czy wszyscy są w stanie gościć partnera w domu, w przypadku, gdy zdecydujecie, iż zakwaterowanie w czasie programu odbywa się z waszymi rodzinami? jeśli nie, to czy macie jakieś rozwiązania zastępcze?
• jakie są motywy każdego z was do zaangażowania się w wymianę? - mówcie o nich otwarcie i zastanówcie się, czy są one realistyczne. Pomoże to wam uniknąć niepotrzebnych rozczarowań.

Grupa, zanim wspólnie uczestniczyć będzie w wymianie, sama musi się dobrze poznać. Ustalcie, jak często będziecie się wspólnie spotykać. Dobrym początkiem planowania i przygotowania grupy do wymiany jest wypełnienie kwestionariusza, który prezentujemy w Aneksie (Czym dla mnie jest wymiana?) i zastanowienie się w grupie nad waszymi odpowiedziami. Prawdopodobnie wywiąże się z tego ciekawa dyskusja, która pozwoli wam lepiej zrozumieć, dlaczego zdecydowaliście się na zorganizowanie tego programu. Wypełnijcie tę ankietę dwukrotnie (wersja Przed i Po) - raz jeszcze przed programem, drugi raz - po wymianie. Będzie to dobra okazja do porównań (zachowajcie wyniki!). W ramach przygotowań zbierajcie również informacje o kraju partnera. Dowiedzcie się tak dużo, jak to jest możliwe. Przygotujcie też własny przewodnik po waszej okolicy, który przekażecie waszym partnerom, gdy już przyjadą do was.
 
Podzielcie się zadaniami, by każdy z was miał coś do zrobienia w ramach przygotowań. Wasz lider powinien czuwać nad sprawną organizacją programu. Możecie go od czasu do czasu kontrolować, czy wystarczająco dobrze egzekwuje od was powierzone zadania. Pamiętajcie, że systematyczność jest sprawą podstawową.
 
Planowanie
 
Najważniejsze - czas! Przy całym waszym entuzjazmie nie zapomnijcie o realistycznym planowaniu i o ograniczeniach czasowych. Zawsze lepiej zabezpieczyć sobie więcej czasu niż robić coś olbrzymim kosztem i wysiłkiem na ostatnią chwilę.
 
Zadań przed wami stoi bardzo wiele. Pomocny schemat zamieszczamy na następnej stronie. Nie uwzględnia on wszystkich szczegółów planowania, ale pozwala dobrze zorientować się, na jakim etapie właściwie jesteście.
 
Planowanie programu wymiany jest najważniejszym etapem przygotowania. Można podzielić je na trzy zadania, które będziecie musieli zrealizować:

1. Zaplanowanie programu pobytu waszych partnerów w waszej społeczności;
2. Negocjowanie z partnerem programu waszego pobytu u nich; 
3. Umiejętna prezentacja programu wymiany potencjalnym sponsorom.
  
Każde z tych zadań powinno być sfinalizowane przy współpracy z partnerem, by obie strony mogły maksymalnie skorzystać z programu. Najważniejsze jest jednak to, byście wy czuli, że jest to wasze przedsięwzięcie, na które wspólnie zapracowaliście. Nie ma nic mniej satysfakcjonującego niż uczestnictwo w narzuconym przez kogoś programie.
  
PLANOWANIE PROGRAMU POBYTU
 
Rozpatrzcie następujące kwestie:
 
1. PROGRAM POBYTU
 
a) zakwaterowanie

• czy wykorzystacie jakiś ośrodek lub schronisko?
• czy decydujecie się na pobyt z rodziną?
• czy zorganizujecie sobie camping?

b) osiągalność funduszy

• czy będziecie musieli za coś płacić "z góry"?
• czy potrzebujecie pieniędzy na kaucje, depozyty, ekwipunek, itp.?
• czy ubezpieczenie uwzględnia wszystkie ewentualności?
• czy rodzaj zajęć w czasie wymiany może ograniczyć ważność ubezpieczenia?
• ile gotówki będziecie potrzebować w czasie programu?
• jakie koszty można pokryć ze zwłoką?

c) środki

• czy wasza organizacja/władze lokalne/szkoła daje duży priorytet temu programowi i jest w stanie udostępnić wam budynki, środki transportu, kontakt z ekspertami, itp., by obniżyć wydatki związane z wymianą?
• jakich środków będziecie potrzebować?
• czy macie je wszystkie zabezpieczone?
• czy będziecie musieli się zwrócić do kogoś o pomoc? do kogo? (lokalne firmy, władze, szkoły, fundacje, rodziny, itp.)

d) pokonywanie trudności
Musicie przygotować się na pokonywanie różnych trudności, które trudno jest przewidzieć. Może okazać się, że pojawią się problemy komunikacyjne z partnerem i będziecie potrzebować kogoś, kto lepiej od was zna dany język obcy. Starajcie się uprzedzić wszelkie sytuacje, które mogą wam utrudnić życie. Jeśli się one pojawią, przyjmijcie je ze spokojem
i namysłem. Nie ma sytuacji bez wyjścia a rozwiązywanie problemów to prawdziwa szkoła życia.
 
2. ZAWARTOŚĆ PROGRAMU
 
a) temat
Najlepsze wymiany organizowane są wokół jakiegoś hasła. Pozwala to lepiej ukierunkować program. Czasem instytucje wspierające wymiany wymagają, by poruszały one określone zagadnienia. Na pewno macie propozycje takich tematów. Jeśli nie, możecie zastanowić się nad kilkoma naszymi pomysłami:

• Co znaczy dla nas Europa?
• Rola kobiet w społeczeństwie
• Ochrona środowiska na co dzień
• Potrafię powiedzieć NIE rasizmowi
• Jak spędzamy wolny czas
• Media - czwarta władza?
• Rock co krok - muzyka w naszym życiu

b) metody
Czasem trudno zadecydować, jaki powinien być temat wymiany. Można wtedy zastanowić się, jakie są zainteresowania uczestników. Można ułożyć program bazujący na szczególnej formie wypoczynku lub imprezy kulturalnej, organizowanej wspólnie przez obie grupy.
 
Warsztaty lub sesje treningowe mogą pokazać wytrzymałość i słabość uczestników. Spacery, wędrówki lub biegi na orientację mogą być użytecznym sposobem na pokazanie gościom okolicy. Występy muzyczne, moda lub inne elementy życia młodzieży, mogą zostać wykorzystane w celu ukazania różnic kulturowych, itp. Odpowiedzialność za dobór form zajęć spoczywa ściśle na grupie.
 
c) zwiedzanie/wizyty
Wszelkie wizyty można łatwo zaplanować, ale zawsze warto spróbować osiągnąć równowagę między wizytami, którymi wasz partner jest naprawdę zainteresowany a tymi, które przemawiają do was. Wymiana nie jest zorganizowaną formą wakacji i dlatego należy uważać na to, co wam i waszym partnerom odpowiada najbardziej. Jest to szczególnie ważne, gdy gościcie grupy, które nie orientują się zbytnio w historii Polski. Wcale nie muszą być oni zainteresowani całodziennym zwiedzaniem ruin, które dla nas mają historyczne znaczenie. Szybko powoduje to zmęczenie i niezadowolenie wśród uczestników.
 
Wymiany młodzieży powinny głównie skupiać się na poznawaniu lokalnej społeczności i jej stylu życia. Program, który układacie, powinien uwzględniać nie tylko atrakcje dla waszych gości, lecz również zajęcia, które wam sprawią frajdę.
 
Ciekawe są wizyty w lokalnych przedsiębiorstwach i instytucjach. Powinny być one odkrywcze i zrozumiałe. Pamiętajcie o właściwym tłumaczeniu i angażujcie ludzi w rozmowę. Spotkania takie często kończą się na kontrowersyjnych dyskusjach, które tematycznie często wykraczają poza przedmiot wizyty. Powinniście być na to przygotowani.
 
Unikajcie zwiedzania na zasadzie "złotej rybki" - grupa ciągnie się korytarzami, patrzy przez okna, ogląda maszyny i do końca nie wie, o co w tym wszystkim chodzi. Każda wizyta musi mieć swój powód lub temat. Macie do wyboru tysiące takich zagadnień, które możecie wykorzystać.

3. DZIAŁANIE

Jednym z najbardziej ekscytujących elementów programu wymian jest nieplanowane oddziaływanie pomiędzy uczestnikami. Należy stworzyć odpowiednią atmosferę do budowania porozumienia między nimi. Oczywiście, jednakowo ważne jest posiadanie pod ręką kogoś, kto potrafić będzie rozruszać grupę, gdy zrobi się nudno, lub pomoże wyjaśnić nieporozumienia, gdy się pojawią. Liderzy powinni wiedzieć, kiedy interweniować, a kiedy pozostać na uboczu. Bądźcie elastyczni, jeśli chodzi o zmiany w programie. Bądźcie również przygotowani na wysuwanie nowych i przyjmowanie nowych propozycji.
 
To co dobrze wygląda na papierze może okazać się w rzeczywistości nudne i męczące. Podobnie, to co wydaje się okropnie nieciekawe, może okazać się główną atrakcją. Dajcie szansę programowi. Jeśli pojawią się problemy, usiądźcie w parach lub w grupie z partnerem i poszukajcie nowych rozwiązań. Nie bójcie się zmian. Współpracujcie!
 
Organizowana przez was wymiana jest dobrą okazją dla was do nawiązania nowych kontaktów z ludźmi z waszej okolicy. Jeśli zgłosi się do was ktoś z "dziwną" propozycją, którą chciałby byście zamieścili w waszym programie, zastanówcie się zanim powiecie "nie". Ludzie spoza waszej grupy stanowić będą atrakcję dla gości. Nie izolujcie się z nimi. Dajcie im maksimum możliwości spotkań z mieszkańcami waszej lokalnej społeczności.
 
Korzystajcie z lokalnych środków transportu. Ma to wiele ograniczeń, ale - jak to wielokrotnie sprawdziliśmy - jest to bardzo interesujący sposób na lepsze poznanie realiów.
 
Zasada: wymiana ma służyć poznaniu życia w innym kraju takim, jakie ono naprawdę jest. Jeśli zaczniecie się zastanawiać, co najlepszego, najciekawszego, najładniejszego, naj.... możecie pokazać (pochwalić się) waszym gościom, to nigdy nie uda wam się przedstawić prawdy o tym, jak żyjecie. Stworzycie nieprawdziwy obraz rzeczywistości. Nikt tego od was nie oczekuje! Zachowujcie się normalnie, jak młodzi ludzi. Nie ma czego ukrywać ani specjalnie eksponować. Spróbujcie znaleźć równowagę, która wam będzie najbardziej odpowiadać.

NEGOCJOWANIE PROGRAMU Z PARTNEREM ZA GRANICĄ
 
Komunikowanie się
 
Będą nieporozumienia. Będą niedomówienia. Będą frustracje. Przyjmijcie je ze spokojem. Utrzymując kontakt z partnerem powinniście być w stanie wyrażać własny komentarz, uzupełniać, proponować zmiany w programie.
 
Regularne komunikowanie się jest bardzo istotne, nawet wtedy, gdy nie ma się zbyt dużo do powiedzenia. Powstrzymywanie się od korespondencji, rozmów telefonicznych i czekanie aż będziecie gotowi coś napisać, może doprowadzić do zupełnego milczenia. Milczenie zaś często myli się z brakiem zainteresowania. Pamiętajcie więc: utrzymujcie kontakt... regularnie.
 
Spróbujcie zorientować się jakimi środkami dysponuje wasz partner i czy wszystkie wasze prośby mogą być spełnione. Zanim zaczniecie przedstawiać propozycje lub stawiać wymagania zastanówcie się trochę. Program to nie rozkład jazdy!
W przypadku wątpliwości, poszukujcie wyjaśnień, pytajcie o cel, badajcie intencje.

KLUCZOWE SPRAWY

W przygotowywaniu się do wymiany zawsze trzeba zwrócić szczególną uwagę na trzy sprawy:

1. Ustalenia dotyczące podróży - musicie upewnić się, że:

• wszyscy posiadają ważne (przynajmniej jeszcze przez 6 miesięcy) paszporty;
• wszyscy są ubezpieczeni od następstw nieszczęśliwych wypadków w czasie pobytu za granicą;
• macie wszystkie bilety;
• wiecie co robić w przypadku utraty bagażu;
• posiadacie potrzebne pieniądze (lepiej czeki podróżne, itp.);
• uczestnicy małoletni wcześniej przedstawili pisemne zgody rodziców lub opiekunów prawnych na uczestnictwo w tym programie.

Kolejną ważną sprawą jest to, by każdy posiadał szczegóły dotyczące rozkładu jazdy waszego środku transportu i informacje o miejscu zakwaterowania za granicą. Te dane należy również pozostawić rodzinom w domu.
 
Wszelkie informacje wymieniajcie z waszym partnerem.
 
Kiedy przyjmujecie gości w kraju, stawcie się wcześniej na miejscu spotkania. Cierpliwie czekajcie w razie spóźnienia i ciepło przyjmijcie partnerów. Dajcie im odpowiednio dużo czasu na otrząśnięcie się z trudów podróży.
 
2. Przebieg programu
Mając już opracowany wraz z partnerami program zajęć, przedyskutujcie w ramach waszej grupy, jak wy widzicie jego realizację. Upewnijcie się, że wszyscy wiedzą, kim są wasi partnerzy.
 
Zastanówcie się, jakie są wasze zobowiązania względem partnerów?
 
Czy zabieracie ze sobą coś dla nich? - upominki, zdjęcia waszego miasta, kasety, filmy, itp.?
 
Jeśli wasz program zawiera pobyt z rodzinami, jakie są wasze oczekiwania wobec takiej sytuacji? Jak myślicie, czego spodziewają się rodziny, które udzielą wam gościny?
 
3. Informacja o kraju partnera - należy zastanowić się nad dwoma aspektami:

• zebraniem pakietu informacji o danym kraju, np. "Wszystko co musisz wiedzieć o Holandii"
• świadomością istnienia różnic kulturowych.

Jeśli chodzi o informacje o kraju, powinniście wspólnie jako grupa odwiedzić biura podróży, biblioteki, księgarnie, by znaleźć informacje, które mogą was interesować. Podczas waszych spotkań możecie obejrzeć zdjęcia, slajdy, filmy o kraju, do którego się wybieracie. Możecie skontaktować się z jakąś organizacją, która utrzymuje kontakt z tym krajem, by ich członkowie przyszli do was i opowiedzieli, co ciekawego, innego lub podobnego można tam zaobserwować.
 
Nie zbierajcie tych informacji w ten sam sposób, jak zwykło się przygotowywać referaty w szkole. Zorganizujcie wieczorne spotkanie z przyjaciółmi lub w szkole, poeksperymentujcie z przepisami kuchennymi, na które natrafiliście, itp. Możecie mieć przy tym mnóstwo bardzo dobrej zabawy.
 
Trudną sprawą zwykle bywa zaakceptowanie odmienności kultury innego kraju. Ale o to właśnie chodzi, by ją odkrywać. Nie można w nią ingerować, zmieniać, krytykować. Pamiętajcie, że to wy będziecie obcymi w innym kraju. Im bardziej negatywnie odnosić się będziecie do reguł funkcjonowania jego kultury, tym mniejsze szanse będziecie mieli na jej poznanie. Prawdziwą sztuką w obecnym świecie jest umiejętność funkcjonowania w kilku kulturach zgodnie z ich zasadami, bez narzucania cech właściwych naszej kulturze. Zauważcie, że poprzez poznawanie innych kultur dostrzegacie różnice między nimi a waszą kulturą. W ten sposób lepiej sobie uświadamiacie, czym tak naprawdę charakteryzuje się kraj, z którego pochodzicie.

Postępujcie zgodnie z dwiema zasadami edukacji interkulturalnej:

• Nie oceniaj a obserwuj!
• Żadna kultura nie jest gorsza, jest po prostu inna.

 źródło: publikacja "Nasza Europa Twoje miejsce"

Quiz Europejski  |  Pogoda w Europie  |  Przelicznik walut  | Słowniczek europejski