Wymiana może być niezapomnianym wydarzeniem w waszym życiu. Nawiążecie przyjaźnie, spotkacie nowych ludzi, przygotowując jej program po raz pierwszy zrobicie coś, czego wcześniej nigdy nie robiliście. Może niektórzy z was odkryją w sobie nowe umiejętności. Na pewno większość uczestników nabierze pewności w kontaktach międzynarodowych.
 
By lepiej sobie uzmysłowić, co naprawdę wam dała wymiana, należy dokonać jej oceny i podsumowania. Możecie spotkać się z określeniem ewaluacja, które właśnie to oznacza.

 
Ewaluacja, czyli ocena
 
Ważne jest, aby po zakończeniu każdego programu znaleźć chwilę na to, by zastanowić się, co nowego on wniósł, do czego się przyczynił. Dobrze jest zaprosić grupę na wspólne spotkanie, np. przy ciastkach i kawie, by porozmawiać o tym, w jaki sposób skorzystaliście z wymiany. Będzie to również okazja do obejrzenia zdjęć, może filmów lub slajdów. Możliwe, że pojawią się też wasze nowe plany na kolejny program.
 
Wymiana, jak wcześniej się przekonaliśmy, może przyczynić się do rozwoju personalnego jej uczestników. Poznają oni nowych ludzi, wymieniają kontakty, może w przyszłości się spotkają. Zaznajamiają się z nową kulturą, nabierają ogłady w kontaktach międzynarodowych. Zaangażowanie w proces przygotowań pozwala również uruchomić pewne zdolności organizacyjne. Każdy z nas potrzebuje sprawdzić się w różnych dziedzinach a wymiana jest ku temu świetną okazją.
 
Podsumowanie wymiany jest istotną chwilą ze względu na utrwalenie nowo nabytych umiejętności. Pozwala na zbilansowanie własnego udziału w programie i określenie osiągniętych korzyści.
 
Dla waszej grupy jest to świetna okazja do rozmowy o tym, jak pracowaliście nad wymianą; co było w waszej pracy zespołowej dobre a czego należy unikać w przyszłości. Chwila refleksji i dyskusji nad tym naprawdę uświadomi wam, jak wiele się nauczyliście, jakich błędów nie będziecie już popełniać a jakie dobre wzorce będziecie wykorzystywać w następnych przedsięwzięciach.
 
Metody
 
Ewaluacja, choć samo słowo brzmi skomplikowanie, nie jest trudną sprawą. Podsumowania dokonać można poprzez rozmowy, dyskusje, wzajemne spotkania i komentarze. Dobrze by każdy z was na zakończenie napisał jednostronny raport o tym, w czym uczestniczył. Tego rodzaje informacje przydadzą wam się, gdy będziecie składać sprawozdanie waszym sponsorom lub formułować informację dla mediów.
 
W ewaluacji można wykorzystać również ankiety. Możecie je sami zaprojektować. Jeśli nie macie pomysłu, to posłużcie się kwestionariuszami, które załączyliśmy na końcu rozdziału.
 
Dobrym zwyczajem jest spisanie na podstawie waszych doświadczeń z realizacji programu dobrych rad dla innych grup, które będą w przyszłości organizować wymiany. Podzielcie się nimi z innymi. Możecie przygotować broszurkę zawierającą takie informacje lub przesłać listę tych rad do Europejskiego Centrum Współpracy Młodzieży, które opracowywać będzie kolejne publikacje dotyczące wymian.
 
Przedmiot podsumowań

W ramach ewaluacji warto zastanowić się:

• jak współpracowali ze sobą członkowie waszego zespołu?
• czy komunikacja była sprawna?
• czy spotkania odbywały się wystarczająco często?
• czy powierzane zadania były jasno delegowane i wykonywane na czas?
• jak współpracowaliście z partnerem za granicą?
• czy wymiana informacji była wystarczająco częsta i szczegółowa?
• czy wystąpiły jakieś nieporozumienia? czego były wynikiem?
• czy udało się zrealizować wszystkie punkty zaplanowane w programie?
• czy program był zbyt obciążony?
• z jakiego elementu zrealizowanego programu byście zrezygnowali przygotowując go jeszcze raz?
• czy zabezpieczyliście wystarczająco dużo czasu na realizację wszystkich punktów programu?
• czy wynikły jakieś nieprzewidziane trudności techniczne w trakcie wymiany?
• jak sobie z nimi poradziliście?
• czy zgromadzone przez was środki (pieniężne i rzeczowe) były wystarczające?
• czy gospodarowaliście nimi efektywnie?
• czy podziękowaliście wszystkim, którzy udzielili wam wsparcia?
• czy wszystkie wymagane sprawozdania zostały już przedłożone?
• jakie nowe umiejętności nabyliście w czasie wymiany?
• jak je wykorzystacie?
• jakie nowe kontakty zostały nawiązane? w kraju i za granicą?
• w jakim celu można z nich skorzystać w przyszłości?

Jak widzicie istnieje wiele spraw, których oceny warto dokonać. Poświęćcie jedno lub dwa spotkania po wymianie, by zastanowić się nad korzyściami, wadami i zaletami przeprowadzonego programu.
 
Raporty
 
Na zakończenie programu, jeśli korzystaliście z pomocy innych instytucji, programów, itp. będziecie prawdopodobnie musieli przedłożyć im sprawozdanie z jego realizacji. Zazwyczaj towarzyszy mu raport z wykorzystania przekazanych wam środków. Podstawą każdego raportu są informacje o:

• realizatorze projektu;
• celach przedsięwzięcia;
• uczestnikach;
• realizacji celów;
• dodatkowych efektach przedsięwzięcia;
• metodach i wynikach ewaluacji.

Pamiętajcie, że różni fundatorzy mogą życzyć sobie odmiennego rodzaju raport. Za każdym razem musicie podporządkować się ich wymaganiom.
 
W przypadku raportu merytorycznego warto załączyć zdjęcia z wymiany lub komentarze uczestników. Dobrym pomysłem jest też dołączenie kopii artykułów prasowych, które się o was ukazały, szczególnie, gdy jest w nich załączona informacja o tym, że byliście wspierani przez danego sponsora.
 
Postarajcie się, by wasze sprawozdania miały estetyczny wygląd.

 źródło: publikacja "Nasza Europa Twoje miejsce"

Quiz Europejski  |  Pogoda w Europie  |  Przelicznik walut  | Słowniczek europejski